Una vez la entidad ha tomado la decisión de calificarse con nosotros y se ha suscrito el respectivo contrato para la prestación del servicio de calificación, se da inicio al proceso de calificación el cual implica las siguientes actividades:
- Envío de cuestionarios de calificación para la recopilación de información.
- Recibo y análisis de la información con anterioridad a la reunión inicial de debida diligencia. Se hace necesario realizar un análisis previo de la información con el objeto de identificar interrogantes que deben profundizarse y aclararse en la reunión de debida diligencia.
- Reunión de debida diligencia en la cual el solicitante de nuestros servicios deberá hacer una presentación abarcando todos los aspectos solicitados en el cuestionario e interrogantes adicionales surgidos en el análisis previo de la información. En esta reunión participarán los miembros del equipo de trabajo y principales funcionarios que estarán involucrados en el proceso de calificación. La reunión inicial de debida diligencia implicará la respectiva visita de campo para conocer y validar los procesos operativos, administrativos, tecnológicos y otros aspectos relevantes según las características del cliente en estudio.
- Estudio y análisis de la información por parte del grupo de trabajo y los analistas responsables del cliente quienes deberán asegurarse de disponer de toda la información e interrogantes resueltos. El proceso de estudio y análisis de la información implica la realización del documento técnico de calificación con el perfil de riesgo observado. El análisis y el perfil de riesgo es sometido a un primer filtro al presentarse al grupo interno de trabajo..
- Celebración de la reunión del grupo interno de trabajo. Conformado por el equipo de trabajo de Value and Risk Rating S.A. involucrado en el proceso de calificación y de expertos especializados en caso de requerirse. Su función es el de recomendar una calificación al comité técnico de calificación.
- Comité técnico de calificación. Se reune de acuerdo con las necesidades de Value and Risk Rating S.A. Su función es el de tomar la decisión de calificación con base en la recomendación presentada por el Grupo Interno de Trabajo.
- Divulgación de la calificación otorgada. Es obligación de Value and Risk Rating S.A. informar siempre toda calificación que se asigne a la Superintendencia Financiera de Colombia y a los sistemas de negociación cuando a ello haya lugar. La divulgación se realiza simultáneamente en nuestra página Web. La legislación nos exige informar siempre toda nueva calificación emitida, así como sus revisiones anuales o extraordinarias, a más tardar a las 24 horas de culminada la sesión del comité técnico que asignó la respectiva calificación. Las emisiones de deuda y las calificaciones sobre la capacidad de cumplir oportunamente con flujos futuros estimados en proyectos de inversión, podrán mantenerse en reserva (solicitud que debe hacer el emisor dentro de las 24 horas siguientes a la sesión del comité técnico en donde se haya asignado la calificación respectiva), siempre y cuando sea la primera vez que se califique la emisión y siempre que los valores correspondientes a la emisión calificada no vayan a ser objeto de oferta pública en el mercado primario durante el término de vigencia de la calificación. En todo caso, es obligación de Value and Risk Rating S.A. informar la calificación respectiva a la Superintendencia Financiera de Colombia, informando que el cliente ha solicitado que se mantenga en reserva, cuando a ello haya lugar.
- Envío del documento técnico de calificación al cliente. Antes de enviar el documento técnico a la Superintendencia Financiera de Colombia y a los sistemas de negociación, cuando a ello haya lugar, se envía el documento al cliente con el objeto de que pueda verificar que el mismo no incluye información confidencial (secretos industriales o estratégicos) o errónea.
- Envío del documento técnico de calificación que sustenta la calificación otorgada a la Superintendencia Financiera de Colombia y a otros entes de control cuando se requiera.
- Publicación del documento técnico de calificación. Tanto en la página Web de la calificadora como en la página de la Superintendencia Financiera para las entidades vigiladas por dicho ente.